Ein Aspekt, der in Projekten leider oft zu wenig beachtet wird, ist die Projektdokumentation. Meines Erachtens ist eine gute Dokumentation jedoch unerlässlich.
Dokumentation ermöglicht Nachvollziehbarkeit und Transparenz, und sie gewährt allen Teammitgliedern einen gleichberechtigten Zugriff auf Informationen wie z.B. vergangene Entscheidungen.
Welche Informationen sollen dokumentiert werden? Hier eine kleine Übersicht:
- Projektpläne und deren Veränderungen
- alle projektrelevanten Vereinbarungen und Entscheidungen
- Projektergebnisse anhand von Fotos, Screenshots etc.
- projektrelevante Vorfälle oder Ereignisse
- regelmäßige Erhebungen des Status Quo
Damit gibt man bereits im Projektverlauf Orientierung und garantiert Nachvollziehbarkeit. Wie kann man aber zu viel Aufwand und Papierkram vermeiden und trotzdem eine ausführliche Dokumentation eines Projekts sicherstellen? Im Folgenden findet Ihr einige Tipps und Kleinigkeiten, die Dokumentation erleichtern und gleichzeitig einen Mehrwert für das Projekt liefern:
- Versionierung aller Dokumente: Datum im Dokument und auch im Dokumentnamen vermerken. So stellt man sicher, dass die jeweilige Versions-Info auch auf jedem Ausdruck ersichtlich ist.
- Schriftliche Agenda für Meetings: Steigert deren Effizienz, da die Teammitglieder vorbereitet ins Meeting kommen. Außerdem können wichtige Notizen während des Treffens gleich in der Agenda vermerkt werden.
- Abwechselnde Protokollschreiber: Das Verfassen von Protokollen liegt somit nicht nur in der Hand eines Projektmanagers. Außerdem werden dadurch alle Mitglieder im Team an das Thema Dokumentation herangeführt.
- Schriftliche Updates von Arbeitspaketverantwortlichen einfordern: Schriftliche Statements sind immer verbindlicher als mündliche. Außerdem ist es ein leichtes, diese Updates danach gleich in die Gesamtdokumentation zu übernehmen.
- Live-Protokolle von Gesprächen und Telefonaten: ist viel effizienter als sich im Nachhinein überlegen zu müssen, was eigentlich gesagt wurde.
- Zentrale Dokumentationsliste und Logfile führen: Sämtliche Protokolldokumente eines Projekts in einer einzigen Liste verwalten. Damit behält man leicht den Überblick. Ein Logfile wiederum hilft, den zeitlichen Ablauf jederzeit nachvollziehen zu können.
- Laufende Dokumentation, sie erleichtert das Verfassen des Abschlussberichtes. Wendet man laufend, zum Beispiel wöchentlich, etwas Zeit dafür auf, Protokolle und Aufzeichnungen zusammenzuführen, ergibt sich der obligatorische Abschlussbericht fast von selbst.
- Notizbuch verwenden: ist nicht nur viel praktischer als lose Zettel, sondern gewährleistet auch eine chronologische Dokumentation. Ich empfehle, ein Notizbuch pro Projekt zu verwenden.