Projekte sind in der Regel komplexe Sachverhalte. Projektmanager stehen deswegen laufend vor der Herausforderung, komplizierte Themen in einem ersten Schritt zu vereinfachen, um sie dem Projektteam anschaulich zu vermitteln und sie verständlich kommunizieren zu können. Ist dieser Schritt gelungen und alle Beteiligten sind mit der Sache im Grunde vertraut, kann die Komplexität wieder erhöht werden.
Um anspruchsvolle Themen zu kommunizieren, helfen Visualisierungen in Form von Bildern, Grafiken, Tabellen oder auch kurze Videos. In meiner Projektarbeit leisten sie mir wertvolle Dienste, um Sachverhalte zu veranschaulichen.
In Projektteams hat man mit unterschiedlichen Charakteren zu tun, die Informationen individuell aufnehmen und verarbeiten:
- einige sind stark visuell oder auch auditiv geprägt
- andere wiederum lieben Statistiken und Zahlen oder textuelle Beschreibungen
- ein weiterer Typus lernt durch Haptik und Tun
Visualisierung sind – um kurz einen Begriff aus der Mathematik zu borgen – der größte gemeinsame Nenner, um einer Gruppe Informationen in verständlicher Weise zu vermitteln.
Am Beispiel von Terminen lässt sich gut zeigen, dass es wichtig ist zu wissen, wer mein Gegenüber ist:
Termine können als Terminliste, Zeitstrahl oder Balkenplan dargestellt werden. Je nach gewählter Form ist der Fokus der Information ein anderer; andere Informationen rücken in den Vordergrund. Kann jeder eigenständig arbeiten, reicht es in der Regel, lediglich Meilensteine zu kommunizieren und zu vereinbaren, bis wann Arbeiten fertiggestellt sein sollen. Gibt es jedoch Abhängigkeiten, muss weit tiefer ins Detail gegangen werden, damit jeder die Schnittstellen zu den anderen im Team kennt. Erst wenn alle im Team die Gesamtsituation überblicken, wird man erfolgreich sein.
Eine mit Visualisierungen unterstützte Diskussion erleichtert das Gespräch ungemein und es lassen sich auch leichter Lösungsvorschläge finden. Für Workshop- oder Schulungs-Settings sind Visualisierungen natürlich prädestiniert, da man diese so gemeinsam erarbeiten und besprechen kann. Aber auch in Alltagssituationen in Projekten helfen sie sehr, in dem man zum Beispiel spontan eine Skizze per Hand zeichnet, um einen Sachverhalt dazustellen. Oft hilft eine derartige Kleinigkeit schon aus, um ein Thema verständlich zu machen oder Kommunikation darauf aufzubauen!